Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) so prejeli zaprosilo za mnenje glede aplikacije za registracijo delovnega časa, ki si jo morajo zaposleni v društvu naložiti na službene mobilne telefone in računalnike. Navajate, da je treba beležiti prihod, odhod, malico, službeni izhod, teren (delo z uporabnikom) in zasebni izhod. Pojasnjujete, da delodajalec od vas zahteva, da si v aplikaciji na telefonu vklopite lokacijo, preko katere bo preveril, kje ste zaključili delovnik (aplikacija bi javila lokacijo). Lokacija naj bi bila delodajalcu vidna ob vsaki registraciji statusa, v aplikaciji pa je ves čas vsem zaposlenim razviden seznam vseh zaposlenih, njihov status zadnje registracije ter čas, ko se je ta status začel. Zanima vas, ali je to zakonito oziroma ali je ta ukrep prekomeren.
Na podlagi informacij, ki ste jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo neobvezujoče mnenje IP v zvezi z zgornjim vprašanjem:
Za obdelavo osebnih podatkov v okviru vodenja evidence o izrabi delovnega časa je pravna podlaga podana v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi z 18. členom ZEPDSV. Obveznost evidentiranja izrabe delovnega časa pa je treba razlikovati od vprašanja upravičenosti spremljanja delavčeve lokacije.
Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zvezi s spremljanjem lokacije delavca bi lahko predstavljal prvi odstavek 48. člena ZDR-1 v zvezi s točko b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. IP v mnenju našteva pogoje, ki morajo biti podani, da je obdelava lokacijskih podatkov delavca dopustna (zakonit namen obdelave, načelo najmanjšega obsega podatkov, primernost in sorazmernost ukrepa, načelo odgovornosti delodajalca; informiranje delavcev; zagotovitev varnosti osebnih podatkov; opravljena ocena učinka).
Uporaba opreme, ki razkriva lokacijo delavcev, je lahko dopustna zgolj, če je nujna za dosego legitimnih ciljev (npr. varovanja premoženja, zdravja ali učinkovitega opravljanja dejavnosti) in ne sme biti uporabljena samo z namenom nadzora zaposlenih.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma opozarja, da je primarna odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov na upravljavcu. V mnenju lahko IP poda le splošne usmeritve, saj izven nadzornega postopka ne more presojati ustreznosti določene rešitve z vidika skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Mnenja IP namreč niso namenjena presoji zakonitosti posameznih obdelav in ravnanj konkretnih upravljavcev oziroma potrjevanju določenih aplikacij in pravilnikov, temveč podaji načelnih in splošnih stališč glede interpretacije določb zakonov, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov.
IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec (to je v konkretnem primeru delodajalec) za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej med drugim za njihovo zbiranje, beleženje, hrambo in uporabo, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe.
Za obdelavo osebnih podatkov v okviru vodenja evidence o izrabi delovnega časa je pravna podlaga podana v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca) v zvezi z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, v nadaljevanju ZEPDSV). Z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki je bil sprejet 21. 4. 2023, uporabljati pa se bo začel 20. 11. 2023, je sicer določena podrobnejša vsebina oziroma nabor podatkov te evidence, obveznost dnevnega vpisovanja podatkov po točkah od 1 do 7 18. člena ZEPDSV pa je obstaja že pred to novelo. IP pa opozarja, da je treba razlikovati obveznost evidentiranja izrabe delovnega časa in vprašanje upravičenosti spremljanja delavčeve lokacije. Spremenjen 18. člen ZEPDSV natančno določa, katere podatke mora delodajalec dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca, iz te zakonske določbe pa ne izhaja, da bi moral delodajalec evidentirati tudi lokacijske podatke v zvezi z izvrševanjem delovnih obveznosti.
Glede na to bi lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zvezi s spremljanjem lokacije delavca predstavljal prvi odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) v zvezi s točko b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (obdelava, ki je potrebna za izvajanje pogodbe o zaposlitvi). Ta določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. S tem je povezana tudi obveznost delavca glede obveščanja delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti, in o vseh spremembah podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja (36. člen ZDR-1).
Ker delavca napoti na delo na terenu delodajalec, mu je takšna lokacija načeloma znana in bi imel pod določenimi pogoji pravico preveriti, ali je delavec ob dogovorjenem času na določeni lokaciji dejansko opravil svoje delo. IP pa opozarja, da mora biti delodajalec pri uporabi aplikacij za registracijo delovnega časa posebej pozoren in preveriti, če ta aplikacija morda stalno beleži lokacijo v ozadju, ko je vklopljena (četudi to uporabniku ni navzven vidno), in ne zgolj takrat, ko se zaposleni registrira ter se to tudi prikaže. Za eventualno uporabo aplikacije, ki omogoča stalno sledenje lokaciji delavca med delovnim časom, bi morale biti namreč podane izjemne okoliščine in upoštevano načelo sorazmernosti, saj tak ukrep pomeni hud poseg v delavčevo zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo. Uporaba opreme, ki razkriva lokacijo delavcev, je dopustna zgolj, če je nujna za dosego legitimnih ciljev delodajalca (npr. varovanja premoženja, zdravja ali učinkovitega opravljanja dejavnosti), in ne sme biti uporabljena samo z namenom nadzora zaposlenih.
Na sorodno temo uporabe GPS sledilnih naprav in varstva osebnih podatkov je IP že izdal smernice, ki so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/uporaba-gps-sledilnih-naprav-in-varstvo-osebnih-podatkov in vsebujejo usmeritve glede sorazmernosti in zakonitosti sledilnih naprav s stališča varstva osebnih podatkov na podlagi konkretnih primerov iz prakse IP.
Prav tako pa je IP v zvezi z uporabo aplikacij za beleženje delovnega časa že v več mnenjih (npr. št. 07121-1/2021/2664, 07121-1/2021/2024, 0712-1/2019/1690) opozoril, da je pri tem treba upoštevati:
Glede vpogleda delavcev v osebne podatke drugih delavcev pa vas IP napotuje na smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih. Odgovor na vprašanje, ali lahko delavci vidijo podatke o prisotnosti oziroma odsotnosti ter razloge za odsotnost (ime in priimek delavca, prisotnost, letni dopust, izredni dopust, bolniški stalež itd.) za vse svoje sodelavce, je vsebovan v točki 2.1. Iz tega odgovora v bistvenem izhaja, da bi bilo to lahko dopustno, če je takšno obveščanje potrebno in povezano z delovnim razmerjem oziroma delom, ki ga delavec opravlja, ter zaradi tega sestavni del poslovanja in je med drugim povezano z dolžnostjo delodajalca, da delavcem zagotovi pravico do obveščenosti. To bi v določenih primerih lahko veljalo tudi za informacijo o statusu trenutne prisotnosti (zadnji registrirani dogodek), pri čemer IP načeloma ne vidi razloga, da bi bil viden tudi čas, ko se je tak status začel.
Kot že uvodoma pojasnjeno, pa vam IP ne more dokončno odgovoriti na vaše vprašanje, ali sta uporaba konkretne aplikacije na predviden način ter priloženi pravilnik zakonita. IP je v smernicah o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih že poudaril, da je treba pri obdelavi osebnih podatkov v razmerju delavec - delodajalec upoštevati in razumeti tako interese delodajalca kot tudi interese delavca. Ugotavljanje delovne uspešnosti, čim bolj racionalna izraba delovnega časa in delovnih sredstev, učinkovitost in varnost delovnega procesa ter nadzor nad njim in preprečevanje morebitnih zlorab so argumenti, ki delodajalce ženejo k nadzoru zaposlenih. Kljub temu pa bi nad interesi močnejšega delodajalca v določenih okoliščinah morala prevladati pravica šibkejšega delavca do zasebnosti, do katere je v razumnih mejah upravičen tudi na delovnem mestu. Delavca je namreč treba obravnavati kot posameznika, ki ima poleg obveznosti iz delovnega razmerja tudi pravice osebne narave.
Če na podlagi pojasnil IP menite, da je v konkretnem primeru prišlo do kršitve varstva vaših osebnih podatkov, lahko pri IP vložite prijavo. Uporabite lahko obrazec »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov« (Obrazec VOP prijava), ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.
Več koristnih informacij glede obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?«, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf, ter v objavljenih mnenjih IP, ki so dostopna na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ in https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/ (kategorija »Delovna razmerja«).
Lepo vas pozdravljamo,
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov