V »tradicionalnem svetu« smo objavili oglas za prosto delovno mesto in počakali na prijave. Za tem smo pričeli z uporabo spletnih portalov za objavo prostih delovnih mest, vendar smo še vedno uporabljali t. i. pasivni pristop. Danes rekruterji ugotavljajo, da mora biti pristop proaktiven. Rekruterji in podjetja morajo preprosto biti tam, kjer so kandidati. Kandidati na družbenih omrežjih namreč pogosto niso aktivni v smislu prijavljanja na prosta delovna mesta, temveč ustvarijo svojo določeno podobo in čakajo, da jih rekruterji najdejo. Rekruterji morajo tako postati strokovnjaki v uporabi družbenih medijev, da uspejo najti prave kandidate, ob tem pa biti korak pred konkurenco.

Vsako minuto je na Googleu opravljenih 2 milijardi iskanj, hkrati pa se zgodi več kot 68.000 objav na Facebooku in preko 100.000 objav na Twitterju. Zato ni nič čudnega, da se tudi svet iskanja kandidatov spreminja in konvencionalne metode izgubljajo na pomenu.

Svet rekrutiranja tako na prvi pogled postaja enostavnejši. Družbeni mediji torej ponujajo veliko bazo kandidatov, ki je dostopna brez posebnih plačil. Vendar žal stvar ni tako enostavna.

Ne moremo pričakovati, da bodo spletni profili v celoti nadomestili življenjepise kandidatov. Tako kandidati kot rekruterji še vedno »prisegajo« na življenjepise. Spletni profili namreč ne nujno odražajo prave slike posameznika. Mnogi posamezniki so namreč zelo previdni pri objavljanju na družbenih omrežjih. Drugi objavljajo vsebine, ki niso povsem točne oz. niso preverjene. Zato je selekcija kandidatov zgolj na podlagi njihovih profilov na družbenih omrežjih zelo rizična.

Prav tako nekatera podjetja iz strahu pred tem, da bi njihovi zaposleni postali tarče rekruterjev, odsvetujejo ali celo prepovedujejo svojim zaposlenim, da bi si kreirali profile na različnih družbenih omrežjih.

Uporaba družbenih medijev v rekrutaciji pa prinaša tudi nekatere pasti:

• Zgolj uporaba spletnih medijev za objavo prostih delovnih mest in za iskanje kandidatov ne bo zadostovala. Uporaba družbenih medijev v rekrutaciji je lahko le dopolnilo tradicionalnim metodam iskanja, saj bi v nasprotnem primeru obstajala prevelika nevarnost, da bi zgrešili talente, ki izhajajo iz kategorij, ki družbenih medijev ne uporabljajo (bodisi druge generacijske skupine, drugačna prepričanja, nazori itd.).
• Transparentnost je lahko vprašljiva. Spletne podobe posameznikov oz. njihovi profili so lahko zelo drugačni od dejanske podobe posameznika.
• V kolikor bi rekrutirali zgolj na podlagi uporabe družbenih medijev, je lahko vprašljiva tudi etičnost takšnega pristopa, saj bi lahko govorili tudi o diskriminaciji.
• Družbeni mediji omogočajo visoko interakcijo, imajo pa tudi velik domet. To seveda povečuje tveganje, da pride do razkritja poslovnih skrivnosti. Bodite pozorni na to, katere informacije boste vi ali vaši zaposleni delili na družbenih omrežjih.

Med družbenimi omrežji, ki jih podjetja uporabljajo za gradnjo ugleda delodajalca in za rekrutacijo, prevladujeta Facebook in LinedIn. Obe družbeni omrežji podjetjem tudi omogočata, da izdelajo svojo korporativno stran in sta tako odlično orodje za marketing ter iskanje novih sodelavcev. Orodji sta namenjeni tako tistim, ki iščejo novo zaposlitev, kot tudi tistim, ki želijo zgolj ohranjati stike. Ravno velikost teh omrežij oz. dejstvo, da so vključeni tudi kandidati, ki sicer niso aktivni iskalci zaposlitve (pasivni iskalci zaposlitve), omogoča podjetjem, da imajo na voljo zelo velik nabor talentov. Tako svet res postaja manjši, nabor talentov pa vedno večji.

Ob tem velja omeniti še nekatera druga sodobna orodja, ki so podjetjem na voljo pri iskanju novih kandidatov. Družbeni omrežji Snapchat in YouTube jim omogočata, da lahko posnamejo video posnetke in tako potencialnim kandidatom še bolj približajo podjetje in delo ter tako kreirajo unikatne oglase za delo.

Uporaba družbenih omrežij v rekrutaciji v zadnjih letih bistveno narašča. Različne raziskave (npr. Society for Human Resource Management, 2017) ugotavljajo, da podjetja v vedno večji meri uporabljajo družbena omrežja za iskanje novih zaposlenih oz. razmišljajo o njihovi uporabi (že več kot 80 % podjetij jih uporablja, še dodatnih 10 % podjetij razmišlja o njihovi uporabi v prihodnje). Glavni razlog za takšno priljubljenost družbenih omrežij je ravno v dostopu do pasivnih iskalcev zaposlitve.

Večina rekrutacije prek družbenih omrežij poteka predvsem na nivoju strokovnih zaposlenih, temu pa sledijo pozicije na nivoju srednjega managementa (Society for Human Resource Management, 2017).

Podjetja uporabljajo družbena omrežja tudi za ocenjevanje kandidatov, ki so se prijavili na oglase za prosta delovna mesta prek drugih kanalov. Pogosto namreč kandidati na svojih profilih povedo veliko o svojem zasebnem življenju, hobijih in interesih.

Ko uporabljamo družbena omrežja za iskanje kandidatov in za objavljanje prostih delovnih mest, je predvsem pomembno, da sprejmemo naslednje odločitve:

• Določiti, v katere namene bo podjetje uporabljajo družbena omrežja. Uporaba družbenih omrežij s strani podjetij oz. delodajalcev je vsekakor v vzponu, vendar morajo podjetja imeti jasno strategijo, katera družbena omrežja bodo uporabljali in zakaj – ali jih bodo uporabljali za gradnjo ugleda, iskanje pasivnih kandidatov, objavo prostih delovnih mest itd.
• Določiti ciljni pristop, ki naj upošteva, da obstajajo tudi druge metode pridobivanja kandidatov. Kljub povečani uporabi družbenih omrežij v rekrutaciji še vedno ostajajo široko uporabni drugi kanali – od objav v medijih do agencij za zaposlovanje.
• Uporabite družbena omrežja za promocijo vrednot podjetja. Iskalci zaposlitve oz. kandidati namreč zelo pogosto uporabljajo družbena omrežja za raziskovanje podjetij oz. delodajalcev.
• Bodite selektivni pri razumevanju informacij. Tako kot niso resnične vse informacije, ki jih kandidati navedejo v svoje življenjepise, niso resnične niti vse informacije, ki jih kandidati navajajo na družbenih omrežjih.

Stroški pridobivanja kandidatov

Ste se kdaj vprašali, kakšni so vaši stroški pridobivanja kandidatov? Pogosto je del teh stroškov skrit oz. ga niti ne zajamemo v analizo, tudi če ocenjujemo stroške pridobivanja kandidatov.

Uporaba različnih načinov za pridobivanje pomeni različne stroške pridobivanja kandidatov. V nadaljevanju predstavljamo nekaj izbranih načinov pridobivanja kandidatov in podajamo okvirno stroškovno analizo.

1. Notranje kadrovanje

Podjetja pogosto kadrujejo iz notranjega trga dela. Pri tem gre predvsem za kadrovanje za vodstvene položaje (srednji ali nižji management), saj ima takšno kadrovanje motivacijski učinek na obstoječe zaposlene, ki dejansko napredujejo. Notranje kadrovanje povzroča podjetju najmanj stroškov. Neposreden strošek povzročajo stroški lastnih zaposlenih iz kadrovske službe, ki so bili vključeni v notranje kadrovanje (objava prostega delovnega mesta, opravljanje pogovorov itd.). Pogosto pa je treba notranje kadrovanje dopolniti z zunanjim, saj je treba zapolniti pozicijo, ki zaradi notranje premestitve postane prosta.

2. Oglasi v tiskanih časnikih

Prednost oglasov v tiskanih časnikih je v tem, da dosežejo zelo velik krog potencialnih kandidatov. Tiskani oglasi, posebno v zelo branih tiskanih časnikih z veliko naklado, so zelo dragi. S tega naslova imajo pogosto slabo razmerje med stroški in učinkovitostjo. Prav tako tiskani oglasi zaradi svojega velikega dometa pritegnejo tudi veliko neustreznih prijav.

3. Spletni portali

Spletni portali so bili pred leti vodilni način oglaševanja, zdaj pa so ta primat prevzela družbena omrežja. Prednost spletnih portalov je v njihovem dometu, ki je velik in relativno cenovno ugoden. Cena oglasa na spletnem portalu predstavlja namreč le med 10 in 30 % cene oglasa v tiskanem časniku. Spletni portali imajo enako slabost kot družbena omrežja – ne dosegajo namreč kandidatov, ki ne uporabljajo interneta. Potencialna slabost je lahko tudi posledica velikega dosega, ki pritegne veliko neustreznih prijav, še posebej, če gre za takšne profile iskalcev zaposlitve, ki jih je na trgu dovolj.

4. Družbena omrežja

Prednost družbenih omrežij je njihova cenovna učinkovitost, v nekaterih primerih je to oglaševanje celo brezplačno. Prednost je zagotovo v velikem dometu, slabost pa spet v tem, da ne dosežemo tistih kandidatov, ki ne uporabljajo interneta. Enako lahko oglasi za prosta delovna mesta na družbenih omrežjih pritegnejo veliko prijav neustreznih kandidatov.

5. Agencije za zaposlovanje

Največja prednost agencij za zaposlovanje je v predselekciji kandidatov. To posledično pomeni, da se podjetje ukvarja samo z (naj)primern(ejš)imi kandidati. Agencije ponujajo dve obliki sodelovanja: bodisi ciljno iskanje in posredovanje kandidatov, ki jih podjetja zaposlijo neposredno (t. i. head-hunting, kjer gre praviloma za kandidate z višjo stopnjo izobrazbe), bodisi posredovanje dela delavcev, ki so zaposleni pri agenciji in opravljajo delo pri naročnikih (praviloma kandidati z nižjo stopnjo izobrazbe).

Poleg navedenih neposrednih stroškov pridobivanja kandidatov mora podjetje upoštevati še posredne stroške. Nezanemarljivi stroški so vezani na plače zaposlenih, ki svoj čas namenjajo bodisi pripravi in izvajanju aktivnosti, vezanih na oglaševanje prostih delovnih mest, bodisi pregledujejo prijave in/ali opravljajo pogovore s kandidati (zaposleni v kadrovski službi in/ali vodje).

Stroške pridobivanja kandidatov bi lahko povečali še za oportunitete stroške, ki nastanejo predvsem takrat, ko prosto delovno mesto pomeni izgubo morebitnih poslov ali zaslužka podjetja (npr. delovna mesta v prodaji). Več o teh stroških v nadaljevanju, ko bomo predstavljali stroške fluktuacije in napačne izbire kandidatov.

Poglejmo si povsem praktičen primer stroškov pridobivanja kandidatov. Podjetje X išče računovodjo. Odločilo se je, da bo oglas objavilo v lokalnem časniku. Pri iskanju in selekciji bodo sodelovali kadrovik, vodja kadrovske službe ter vodja računovodstva in financ. Zamislimo si, da je strošek dela kadrovika bruto - bruto 1.900 evrov mesečno (bruto plača, prispevki, prevoz na delo, nadomestilo za prehrano, regres za letni dopust …), strošek dela vodje kadrovske službe ter vodje računovodstva in financ pa 3.700 evrov mesečno za vsakega od njiju. Tako je strošek dela na uro za kadrovika 10,92 evra, vodje kadrovske službe ter vodje računovodstva in financ pa 21,26 evra (skupni mesečni strošek preračunan na 174 ur).

V spodnji tabeli prikazujemo aktivnosti in s tem povezane stroške.

Tabela 4: Prikaz stroškov pridobivanja kandidatov na praktičnem primeru

Čeprav se nam na prvi pogled navedeni stroški zdijo zanemarljivi oz. jih pogosto prezremo ali nanje nismo pozorni, ti niso zanemarljivi. Ob tem pa moramo upoštevati, da ima veliko teh stroškov naravo oportunitetih stroškov – tj. stroškov izgubljenih priložnosti, ko bi lahko zaposleni izvajali druge aktivnosti, ki bi podjetju prinašale drugo dodano vrednost.

Stroški fluktuacije in napačne izbire

Prikazali smo, da zaposlovanje oz. pridobivanje kandidatov v vsakem primeru stane. Zato je nedvomno izjemnega pomena, da smo zelo pozorni in previdni pri zaposlovanju, da čim bolj povečamo verjetnost, da bomo zaposlili »pravega« človeka. Res je, da smo vedno omejeni s ponudbo kandidatov na trgu, ki pa se v današnjem času zelo zmanjšuje. Vedno je smiselno, da uporabimo čim več selekcijskih metod in orodij (npr. psihološka testiranja), posebno, ko gre za pomembnejše pozicije, kjer so stroški napačne izbire lahko zelo visoki, v nekaterih primerih skoraj nepopravljivi. V nadaljevanju bomo predstavili ravno te stroške.

Stroški pridobivanja kandidatov, ki smo jih prikazali, so neposredni stroški, ki jih imamo pri zaposlovanju. Poleg na praktičnem primeru predstavljenih stroškov neposrednega oglaševanja prostih delovnih mest in stroškov dela za tiste zaposlene, ki so vključeni v proces iskanja ter selekcije, so pri fluktuaciji in morebitni napačni izbiri pomembni še posredni stroški. Z napačnimi odločitvami oz. fluktuacijo so povezane predvsem naslednje negativne posledice:

• Upad produktivnosti, saj uvajanje novega zaposlenega in njegovo privajanje na novo okolje vedno zahteva svoj čas.
• Povečanje stroškov, vloženih v izobraževanje in razvoj zaposlenih, ki podjetje zapustijo.
• Slabo vzdušje, saj odhodi zaposlenih, posebno tistih, ki so na pomembnejših pozicijah, povzročijo strah in nelagodje pri drugih zaposlenih. Posledično se lahko poveča tudi preobremenjenost posameznih zaposlenih.

V tabeli v nadaljevanju prikazujemo neposredne in posredne stroške fluktuacije oz. napačne izbire.

Tabela 5: Neposredni in posredni stroški fluktuacije

Fluktuacijo sicer delimo na prostovoljno (zaposleni, ki podjetje zapustijo na lastno željo) in neprostovoljno (zaposleni, ki podjetje zapustijo na zahtevo podjetja). Vsaka oblika fluktuacije povzroča motnje v poslovanju, dinamiki in vzdušju v podjetju ter uspešnosti dela podjetja ali celo celotnega podjetja.

Fluktuacija ima predvsem negativne učinke, ki smo jih prikazali v zgornji tabeli. Neposredne stroške fluktuacije je praviloma možno ovrednotiti, medtem ko je posredne stroške fluktuacije težje ovrednotiti. Kljub temu pa so posredni stroški fluktuacije nezanemarljivi, v nekaterih primerih so lahko celo bistveno večji od neposrednih.

Kakšni so torej stroški fluktuacije? Če nadaljujemo na zgornjem primeru, lahko k vsem stroškom iskanja in selekcije, ki sodijo v neposredne stroške, prištejemo še druge neposredne stroške fluktuacije, kot so stroški izobraževanja novo zaposlenih. Ti stroški niso zanemarljivi, v te stroške pa moramo všteti tudi stroške dela mentorja in ostalih zaposlenih, ki izvajajo usposabljanje novo zaposlenega. Ti stroški lahko kar hitro podvojijo doslej izračunane posredne stroške iskanja in selekcije novo zaposlenega.

Kaj pa stroški napačne izbire? Ti so lahko še večji. Pri tem moramo upoštevati še vse posredne stroške fluktuacije. Te stroške je pogosto težko izračunati oz. ovrednotiti. Če gre pri tem za računovodjo, bi bili lahko ti stroški povezani s stroški glob ali kazni, ki bi nastali zaradi prepozne ali napačne oddaje določenih izkazov ipd. To bi za posledico imelo tudi izgubo ugleda podjetja, ki pa jo je težko finančno ovrednotiti. Če bi pri tem šlo za prodajnika, pa bi največji stroški najverjetneje nastali ravno zaradi izgubljenih priložnosti – oportunitetni stroški.

Ko torej ugotovimo, da smo zaposlili napačnega kandidata, ki ne izpolnjuje pričakovanj ali pa se ne uspe poistovetiti s kulturo podjetja oz. s člani tima, najpogosteje ni druge poti kot razhod s takšnim zaposlenim. Rečemo lahko, da stroške napačne izbire sestavljajo naslednji stroški:

1. Stroški prekinitve delovnega razmerja:

   1. Stroški s pripravo dokumentacije za prenehanje (morebitni stroški odvetnikov in/ali stroški dela interno zaposlenih – npr. kadrovika, pravnika …)

   2. Morebitne odpravnine in sodni stroški v primeru sodnega spora

2. Stroški nadomeščanja izpada

   1. Stroški nadurnega dela drugih zaposlenih

   2. Stroški nižje produktivnosti tistih, ki začasno opravljajo delo

3. Stroški iskanja in selekcije

4. Stroški usposabljanja

5. Stroški nižje začetne produktivnosti

Od navedenih stroškov je sicer treba odšteti plačo, ki jo je imel delavec, ki je zapustil podjetje, za čas, ko je delovno mesto prosto oz. ko iščemo drugega kandidata za to delo.

Fluktuacija sicer sama po sebi povzroča veliko negativnih učinkov, ki smo jih že predstavili, vendar je lahko za podjetje tudi nekaj pozitivnega. Podjetje namreč zaposlene, ki so ga zapustili, nadomesti z novimi zaposlenimi in tako pridobi nova znanja, izkušnje in poglede od zunaj. Rečemo lahko, da je za podjetje smiselno na fluktuacijo gledati strateško in z obvladljivo ter smiselno stopnjo fluktuacije maksimirati prednosti in minimizirati slabosti le teh.