Vsaka organizacija tako v javnem kot tudi v zasebnem sektorju ureja svojo notranjo organiziranost s ciljem zagotoviti učinkovito delovanje in izvajanje nalog, zaradi katerih je ustanovljena. Celotno delovanje je usmerjeno k doseganjem ciljev, pri čemer sta posebej izpostavljena kakovost delovanja ter odnos do uporabnikov storitev in celotnega okolja, v katerem organizacija deluje. Navedene zahteve so še posebej aktualne v javnem sektorju, kjer je vloga uporabnikov storitev zelo poudarjena, kakovostno in učinkovito izvajanje nalog organizacij v javnem sektorju pa je cilj, ki mu mora javni sektor slediti.

Za zagotavljanje navedenih ciljev sta torej potrebni ustrezna organiziranost in tudi sistemizacija delovnih mest. Notranja organiziranost in sistemizacija delovnih mest sta medsebojno povezani, čemur lahko sledi tudi akt, ki vključuje obe. Glede organiziranosti v javnem sektorju lahko trdimo, da je raznovrstna oziroma določena na različne načine. Navedemo lahko nekaj primerov:

• organizacijo in delovna področja ministrstev določa zakon,

• notranjo organizacijo državne uprave določa vlada z uredbo, in sicer z uredbo, s katero določa oziroma ustanavlja organe v sestavi, uredbo, ki ureja notranjo organizacijo, s katero določa direktorate kot notranje organizacijske enote za zaokrožena področja dela v ministrstvu,

• upravne enote so bile ustanovljene z uredbo, ki ureja njihov teritorialni obseg in jo je prav tako sprejela vlada,

• notranjo organizacijo občinske uprave in njene naloge določi občinski svet s splošnim aktom,

• javni zavod ustanovi vlada (ki nastopa v imenu ustanovitelja Republike Slovenije), ki v ustanovitvenem aktu lahko določi organizacijo takega zavoda.

V okviru notranje organizacijske strukture pa se določi sistemizacijo delovnih mest. Podlago in obveznost glede sistemizacije delovnih mest prav tako določajo predpisi, ki urejajo javni sektor, oziroma predpisi, ki urejajo delovno pravna razmerja. Tako na primer ZDR-1 (Zakon o delovnih razmerjih, ZDR-1, Uradni list RS, št. 21/2013) v drugem odstavku 22. člena določa, da je delodajalec dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Za javni sektor obveznost imeti sistemizacijo določa ZJU.

ZJU (prvi odstavek 21. člena) namreč že v prvem delu določa, da mora vsak državni organ, uprava lokalne skupnosti in oseba javnega prava, torej vsak subjekt javnega sektorja, kot ga opredeljuje ZJU v 1. členu, imeti akt o sistemizaciji delovnih mest, pri čemer se pri vsakem delovnem mestu določi najmanj opis nalog in pogoje za zasedbo delovnega mesta.

Glede na to, da gre za zakonsko določbo, mora predstojnik oziroma poslovodni organ to obveznost spoštovati. Sistemizacijo delovnih mest mora pripraviti in sprejeti po predpisanem postopku, pri čemer je treba upoštevati, da je postopek za različne subjekte javnega sektorja različen. Za državne organe in uprave lokalnih skupnosti postopek določa ZJU, za druge subjekte javnega sektorja pa je določen v področnih zakonih ali drugih predpisih oziroma v kolektivnih pogodbah.

Akt o sistemizaciji delovnih mest pomeni dvoje. Je organizacijski akt, saj vsebuje notranjo organizacijo, in delovno pravni akt, saj določa delovna mesta z nalogami in osnovnimi pogoji za zasedbo teh delovnih mest. Sistemizacija je tudi definirana v obeh zakonih, ki sta za urejanje statusa in delovno pravnih razmerij ter pravic in obveznosti javnih uslužbencev v javnem sektorju pomembna, in sicer tako v ZJU kot tudi v ZSPJS. Navedena zakona določata naslednjo definicijo sistemizacije:

• po ZJU je sistemizacija delovnih mest akt, ki določa delovna mesta, potrebna za izvajanje nalog državnega organa, uprave lokalne skupnosti oziroma osebe javnega prava, z opisom pogojev in nalog na posameznih delovnih mestih (6. točka 6. člena ZJU),

• po ZSPJS je sistemizacija delovnih mest akt, v katerem so v skladu z notranjo organizacijo določena delovna mesta, potrebna za izvajanje nalog državnega organa, uprave lokalne skupnosti oziroma osebe javnega prava, z opisom pogojev za zasedbo delovnih mestih in nalog na posameznih delovnih mestih ter plačni razredi (6. točka 2. člena ZSPJS).

Glede na obseg veljavnosti ZJU v drugem delu, ki velja za državne organe in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti, ta določa pristojnost za sprejem sistemizacije in postopek sprejema, pri čemer posebej določa oboje za organe državne uprave in uprave lokalnih skupnosti. Za druge državne organe določa, da sistemizacijo sprejme predstojnik, razen če poseben zakon ali splošni akt ne določa drugače.

Glede na vsebino in pomen akta o sistemizaciji delovnih mest je v javnem sektorju treba upoštevati naslednja splošna pravila:

• akt o sistemizaciji delovnih mest sprejme predstojnik ali pristojni organ,

• akt se sprejme s soglasjem vlade oziroma drugega pristojnega organa, če tako določa zakon ali drugi predpis,

• k aktu mora dati mnenje reprezentativni sindikat,

• akt mora biti javno objavljen in dostopen javnim uslužbencem.