Spodnji članek je del celotnega teksta, ki je na voljo naročnikom portala: Urejanje, razporejanje in evidentiranje delovnega časa
Z delovnim časom je tesno povezano tudi vprašanje evidentiranja delovnega časa. V Sloveniji zakonodaja delodajalce že zdaj obvezuje k evidentiranju delovnega časa. Namreč, v skladu z ZDR-1 in Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti15 (6. člen) je treba na področju dela in socialne varnosti, med drugim, voditi tudi evidenco o izrabi delovnega časa.
ZDR-1 evidenc na področju dela in socialne varnosti sicer ne ureja. ZEPDSV pa je predpis, ki podrobneje ureja evidence delovnega časa, te pa urejajo tudi nekatere kolektivne pogodbe na ravni dejavnosti ali podjetja.
ZEPDSV določa torej vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno-ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.
ZEDPSV v 18. členu določa, kaj mora evidenca o izrabi delovnega časa vsebovati. Tako mora delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati naslednje podatke: število ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Nadalje ZEDPSV v 19. členu nalaga delodajalcu vodenje evidence o izrabi delovnega časa. Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca arhiv podatkov o izrabi delovnega časa prevzame pravni naslednik. Če ga ni, to prevzame arhivsko gradivo Arhiva Republike Slovenije.
Iz navedenega izhaja, da ZEPDSV predpisuje le, da delodajalec mora voditi evidence delovnega časa, od kdaj do kdaj jo mora voditi ter kaj mora iz evidence izhajati. ZEPDSV pa ne predpisuje načina vodenja evidence delovnega časa. Evidenca je tako ustrezna in vodena v skladu z zakonom tudi, če je napisana z roko na list papirja, če le vsebuje vse obvezne sestavine, ki jih ZEDPSV predpisuje v 18. členu.
Delodajalci so torej v skladu z obravnavanimi zakonskimi določbami dolžni voditi evidence delovnega časa, v njih redno in ažurno, predvsem pa točno beležiti vse podatke, ki jih kot obvezne predpisuje ZEPDSV v 18. členu. Prav tako so dolžni evidence in v njih vsebovane podatke predložiti pristojnim državnim organom, ko ti to od njih zahtevajo, sicer storijo prekršek.
Evidenca delovnega časa se v praksi v veliki večini primerov vodi elektronsko. Gre za učinkovitejšo evidenco, s tem se prihrani marsikatere administrativne stroške, zmanjšuje pa se tudi možnost zlorab. V kolikor se evidenca vodi elektronsko, je povezana tudi z informacijskim ali tehnološkim sistemom, kar za delodajalca pomeni dodaten strošek. V praksi se za evidentiranje delovnega časa uporablja predvsem izraz »štemplanje«, ko se evidenca delovnega časa vodi elektronsko, s pomočjo informacijskega sistema.
V zvezi z evidenco delovnega časa pa je treba poudariti, da je evidenco treba voditi natančno (npr., da se v delovni čas upošteva tudi priprava na delo itd.). Ustrezno določeno mora biti tudi vodenje odmorov in počitkov med delovnim časom. To, da je zaposlenim zagotovljena pravica do odmora, je najlažje dokazati tako, da je odmor voden v evidenci.
ZEDPSV, kot že navedeno, predpisuje obvezno vodenje evidence o izrabi delovnega časa. Vendar trenutno ne predvideva, da mora delodajalec v dnevno evidenco vpisati uro prihoda delavca na delo in uro odhoda z dela, prav tako ne določa, da mora iz evidence jasno izhajati ura odhoda delavca na odmor in ura vrnitve, kar onemogoča adekvaten nadzor v zvezi s počitki in odmori med delovnim časom, kakor tudi nad več opravljenimi urami. V tem delu se predvideva, da bodo potrebne spremembe zakona.
Za delodajalce, ki že uporabljajo učinkovit sistem evidentiranja delovnega časa, v nadaljevanju obravnavana sodba in posledično obveznost držav članic, v zvezi s prenosom stališč Sodišča Evropske unije (v nadaljevanju: SEU) v nacionalno zakonodajo, ne bosta prinesli drastičnih sprememb. Tisti, ki učinkovitega sistema danes še nimajo, pa bodo morali razmisliti o prilagoditvah in poiskati drugo, bolj primerno rešitev.
Z vidika evidentiranja delovnega časa je namreč pomembna tudi trenutno ena aktualnejših sodb Sodišča EU (SEU), in sicer v zadevi C-55/2018 z dne 14. maj 2019, saj je SEU v predmetni sodbi zavzelo pomembno stališče glede evidentiranja delovnega časa. Ta sodba pa nadalje obvezuje države članice, da se predmetno stališče upošteva v nacionalni zakonodaji.
Predstavitev okoliščin primera:
Španski sindikat CCOO je na SEU vložil tožbo, s katero je zahteval, naj sodišče ugotovi, da ima družba Deutsche Bank obveznost vzpostavitve sistema za evidentiranje dnevnega delovnega časa, ki ga opravijo njeni zaposleni. Sindikat je menil, da bi bilo mogoče s tem sistemom preveriti spoštovanje predpisanega delovnega časa in obveznosti, določene v nacionalni zakonodaji, da se predstavnikom sindikatov posredujejo informacije o nadurah, opravljenih v posameznem mesecu. Po mnenju sindikata obveznost vzpostavitve takšnega sistema evidentiranja izhaja ne samo iz nacionalne zakonodaje, temveč tudi iz Listine EU o temeljnih pravicah in Direktive o delovnem času. Deutsche Bank je trdila, da iz sodne prakse španskega Vrhovnega sodišča izhaja, da špansko pravo ne določa takšne splošno veljavne obveznosti. Iz sodne prakse naj bi namreč izhajalo zgolj, da zakon, če ni drugače dogovorjeno, zahteva le, da se vodi evidenca nadur, ki jih opravijo delavci, ter da se delavcem in njihovim zastopnikom ob koncu vsakega meseca sporoči število opravljenih nadur.
Prvostopenjsko sodišče je izrazilo dvom, da je razlaga, ki jo je Vrhovno sodišče podalo v zvezi s španskim zakonom, skladna s pravom EU, zato se je v povezavi s tem obrnilo na SEU. Iz informacij, ki jih je predložilo Sodišču, izhaja, da v Španiji skoraj 54 % opravljenih nadur ni evidentiranih. Po prepričanju prvostopenjskega sodišča razlaga španskega prava, ki jo je sprejelo Vrhovno sodišče, v praksi delavcem odvzema glavno sredstvo za dokazovanje, da so presegli najdaljše trajanje delovnega časa, pomeni pa tudi, da predstavniki teh delavcev nimajo nobenega sredstva, potrebnega za preverjanje spoštovanja predpisov, ki se uporabljajo na tem področju. Zato naj špansko nacionalno pravo ne bi zagotavljalo učinkovitega izpolnjevanja obveznosti iz Direktive o delovnem času ter Direktive o varnosti in zdravju delavcev pri delu.
Stališče SEU:
Temeljna pravica vsakega delavca je pravica do omejenega delovnega časa in dnevnega ter tedenskega počitka. SEU je razsodilo, da Direktiva o delovnem času in Direktiva o varnosti in zdravju delavcev pri delu v povezavi z Listino nasprotujeta ureditvi, ki – kot se razlaga v nacionalni sodni praksi – delodajalcem ne nalaga obveznosti vzpostavitve sistema za omogočanje evidentiranja delovnega časa, ki ga opravi vsak delavec. Brez sistema, ki omogoča evidentiranje dnevnega delovnega časa, ni mogoče objektivno in zanesljivo določiti niti števila opravljenih delovnih ur in njihove časovne razporeditve niti števila nadur, zaradi česar je pretirano težko ali v praksi celo nemogoče zagotoviti, da bi lahko delavci uveljavljali svoje pravice. Objektivna in zanesljiva določitev števila delovnih ur je bistvena za ugotavljanje, ali so bili spoštovani najdaljši tedenski delovni čas, ki vključuje nadure, ter minimalni dnevni in tedenski počitek.
Sodišče meni, da nacionalna ureditev, ki ne določa obveznosti uporabe instrumenta evidentiranja delovnega časa, ne zagotavlja polnega učinka pravic iz Listine EU o temeljnih pravicah in Direktive o delovnem času. Članice EU morajo po presoji sodišča zaradi zagotovitve polnega učinka pravic delodajalcem naložiti obveznost, da vzpostavijo objektiven, zanesljiv in dostopen sistem, s katerim je mogoče evidentirati dnevni delovni čas, ki ga opravi vsak delavec. Naloga članic EU pri tem je, da opredelijo konkretna pravila za uvedbo takšnega sistema, po potrebi ob upoštevanju posebnosti posameznih panog ali velikosti podjetij.