Podatki se hranijo večinoma v elektronski obliki – bodisi v bazah kadrovskega informacijskega sistema ali v sistemu elektronskega arhiva, še vedno pa je velika večina dokumentacije v listinski obliki, ki se hrani v osebni (tudi personalni, kadrovski) mapi delavca.

Delodajalec mora za posameznega delavca razpolagati z določenimi dokazili, ki so v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, ne sme pa jih voditi v nasprotju z zakonom in dlje časa, kot je to potrebno.

Nekateri deli omenjene dokumentacije se hranijo relativno kratko obdobje (npr. prijave neizbranih kandidatov na razpisano delovno mesto), drugi nekoliko dlje (npr. različna korespondenca, podatki o odmeri letnega dopusta), tretji za čas trajanja delovnega razmerja (npr. potrdila o izobraževanjih …), nekateri pa se hranijo trajno (tudi po izteku delovnega razmerja, npr. pogodbe o zaposlitvi).

Osnove za zbiranje, obdelovanje in posledično tudi hrambo podatkov so:

• Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, 21/2013, 78/2013 – popr.; ZDR-1),
• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, 40/2006),
• Zakon o varstvu in zdravju pri delu (Uradni list RS, 43/2011; ZVZD-1),
• Zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo; Uradni list RS 94/2007; ZVOP-1-UPB1).

Več o tem lahko preberete v priročniku Zakon o delovnih razmerjih v praksi.