Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel dopis, v katerem prosilec pojasnjuje, da je reprezentativni sindikat na področju vzgoje in izobraževanja. Kolektivna pogodba na tem področju določa obveznost delodajalca, da se z reprezentativnim sindikatom posvetuje in pridobi od njega predhodno mnenje glede zaposlovanja novih delavcev. Prosilec sprašuje, ali je sindikalna zaupnica skladno s kolektivno pogodbo upravičena do vseh podatkov glede zaposlovanja novih delavcev v zavodu, torej do imena in priimka kandidata, ki je bil izbran in se zaposlil v zavodu, do vseh podatkov glede novega zaposlovanja v zavodu (koliko profilov se bo zaposlilo, kateri profili, kdaj bo razpis, kakšen razpis – za določen ali nedoločen čas), do vloge kandidatov, izbor kandidata ... in sicer z namenom, da se lahko ugotovi, ali kandidat izpolnjuje vse pogoje za zasedbo delovnega mesta in je bil postopek voden transparentno.
Na podlagi informacij IP v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posreduje neobvezno mnenje v zvezi z vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Sindikalna zaupnica ima pred sklenitvijo delovnega razmerja pravico dostopati do tistih osebnih podatkov, ki jih kot predstavnica sindikata potrebuje pri opravljanju sindikalne dejavnosti. Če zakonodaja ne opredeljuje vloge sindikata v konkretnih zaposlitvenih postopkih (npr. podaja mnenja k vlogi kandidata za zaposlitev), sindikat do konkretnih podatkov kandidatov do sklenitve delovnega razmerja ni upravičen. V konkretnem primeru je potrebno presoditi, ali je pridobitev osebnih podatkov nujno potrebno za opravljanje sindikalne dejavnosti.
Po sklenitvi delovnega razmerja javnega uslužbenca pa ima sindikat (tako kot prav vsak posameznik) pravico do informacij javnega značaja, vključno z osebnimi podatki, ki so povezani z delovnim razmerjem javnega uslužbenca (med drugim tudi do podatkov o izpolnjevanju pogojev za zaposlitev javnega uslužbenca).
Obrazložitev
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:
Iz vašega zaprosila za mnenje ni povsem jasno, ali bi se želela sindikalna zaupnica seznaniti s podatki iz vloge kandidatov za zaposlitev še pred izborom kandidata in sklenitvijo delovnega razmerja javnega uslužbenca ali po tem, ko je bil izbirni postopek zaključen in je javni zavod izbral kandidata in z njim sklenil delovno razmerje. Ugotoviti je namreč treba, da za ti dve različni situaciji veljata različna pravna režima oziroma različni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov. Najprej se bomo opredelili do vprašanja dostopa do podatkov javnega uslužbenca po sklenitvi delovnega razmerja, nato pa bomo analizirali še vprašanje dostopa sindikalne zaupnice do podatkov pred sklenitvijo delovnega razmerja.
Dostop do podatkov izbranega kandidata (javnega uslužbenca) po sklenitvi delovnega razmerja
V zvezi z dostopom do podatkov javnega uslužbenca, s katerim je bilo sklenjeno delovno razmerje, veljajo določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ). Slednji določa, da se prosilcu, ki zahteva dostop do informacij javnega značaja, ne glede na izjeme od prostega dostopa (na primer izjeme varstva osebnih podatkov) dovoli dostop do podatkov, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Javni uslužbenci in funkcionarji glede svojih osebnih podatkov, ki so v povezavi z opravljanjem njihovega delovnega razmerja, ne uživajo varstva. Zato lahko glede na prakso IP na tem področju povemo, da je vsak podatek javnega uslužbenca (tudi iz izbirnega postopka), ki je povezan z opravljanjem njegovega delovnega razmerja (vključno s podatki glede izpolnjevanja pogojev za zasedbo delovnega mesta), prosto dostopna informacija javnega značaja, ki jo lahko zahteva vsakdo. Informacijski pooblaščenec je na to temo že izdal nekaj neobvezujočih mnenj in tudi odločb v pritožbenem postopku po ZDIJZ, zato vam svetujemo, da si jih ogledate. Koristno mnenje št. 07120-1/2020/136 z dne 9. 3. 2020 je denimo objavljeno na tej povezavi: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a4879f400.
Navedemo lahko še ureditev po drugem odstavku 63. člena Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZJU), ki določa, da lahko po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku, pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka.
Ob vsem navedenem moramo poudariti, da za podatke, ki niso osebni podatki (na primer število in profil predvidenih novih zaposlitev, kdaj bo razpis, kakšen bo razpis), ne velja zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov. IP v takšnem primeru (razen če bi podatke zahtevali po določbah ZDIJZ) ne bi bil pristojen za presojo obveznosti delodajalca, da posreduje takšne neosebne podatke sindikatu za namene opravljanja sindikalne dejavnosti.
Dostop do podatkov o kandidatu pred sklenitvijo delovnega razmerja
Kandidat za zaposlitev, ki še ni sklenil delovnega razmerja z javnim zavodom, še ne šteje za javnega uslužbenca oziroma njegovi podatki pred sklenitvijo delovnega razmerja niso podatki, povezani z delovnim razmerjem javnega uslužbenca. Zato določbe ZDIJZ ne pridejo v poštev, vprašanje pa je, ali so sindikati posebej upravičeni do nekaterih osebnih podatkov (in do katerih) v času pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi.
203. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1) določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Delodajalec je dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti.
V tem kontekstu in za vaš primer vsebino sindikalne dejavnosti poleg Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZOFVI) določa tudi Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 52/94; s sprem. in dop.; v nadaljevanju Kolektivna pogodba). Kot že sami navajate, normativni del Kolektivne pogodbe ureja skupno posvetovanje (18. člen) in predhodno mnenje (19. člen).
Kar se tiče zaposlovanja novih kadrov v vzgoji in izobraževanju je ravnatelj dolžan obveščati reprezentativne sindikate v zavodu in zahtevati skupno posvetovanje (18. člen Kolektivne pogodbe) glede:
Ravnatelj mora 15 dni pred sprejemom odločitve zahtevati predhodno mnenje reprezentativnih sindikatov (19. člen Kolektivne pogodbe) o:
V kolikor bi bilo za izvedbo skupnega posvetovanja in podajo predhodnega mnenja sindikata potrebno, da se sindikat seznani z osebnimi podatki posameznikov, bi bila takšna obdelava dopustna na podlagi 203. člena ZDR-1. Vendar se je treba pri tem vprašati, ali so za posvetovanje o potrebah po novih delavcih ter za oblikovanje predhodnega mnenja o zaposlovanju dejansko potrebni osebni podatki konkretnih posameznikov ali pa gre za izoblikovanje mnenj in stališč o splošnih vidikih potreb po novih delavcih in zaposlovanja.
IP ni v položaju, ko bi lahko določbe Kolektivne pogodbe tolmačil tako podrobno, da bi dejansko opredelil, ali imajo sindikati pravico sodelovati v konkretnih zaposlitvenih postopkih (in bi bili torej upravičeni do podatkov iz vlog prijavljenih kandidatov) ali pa sodelujejo pri zaposlovanju novih strokovnih delavcev le v splošnem, strateškem smislu oblikovanja in usmerjanja kadrovske politike (v takšnem primeru ne bi bili upravičeni do konkretnih osebnih podatkov prijavljenih kandidatov).
Po nam znanih informacijah zakonodaja sicer ne predvideva vloge sindikata v konkretnih zaposlitvenih postopkih v smislu, da bi sindikat podal mnenje ali se posvetoval z delodajalcem glede zaposlovanja konkretnih kandidatov na konkretna razpisana delovna mesta. ZOFVI predvideva postopek pridobivanja mnenja h kandidaturi ravnatelja (in sicer mnenje vzgojiteljskega, učiteljskega oziroma predavateljskega zbora, lokalne skupnosti in sveta staršev), tovrstno sodelovanje zaposlenih (ali sodelovanje sindikata v imenu zaposlenih) pa v postopku zaposlitve drugih delavcev po našem vedenju ni predvideno. Prav tako iz preostalih alinej 18. in 19. člena Kolektivne pogodbe, ki opredeljujejo vsebino sindikalne dejavnosti, ne izhaja, da bi bili sindikati poklicani k sodelovanju v konkretnih zaposlitvenih postopkih, temveč da imajo bolj splošno vlogo pri usmerjanju zaposlitvene in delovnopravne politike delodajalca (na primer sodelovanje pri opredelitvi in razporeditvi delovnega časa in odmorov; mnenje glede časa, kraja in načina izplačil delavcem; postavljanju meril za ugotavljanje delovne uspešnosti in za napredovanje). To sicer ne izključuje možnosti, da bi sindikat v posamičnih primerih bil upravičen do določenih osebnih podatkov, vendar bi bilo treba vsakič posebej izkazati, da podatke potrebuje za opravljanju sindikalne dejavnosti v konkretnem smislu.
Zaradi navedenega IP meni, da je treba najprej ugotoviti, kakšna je vloga sindikatov v zaposlitvenem procesu, da se lahko opredeli nujnost in potrebnost obdelave osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov pa je tisti, ki mora ugotoviti obstoj pravne podlage, zagotoviti zakonitost obdelave osebnih podatkov in biti sposoben dokazati zakonitost obdelave.