Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve delodajalca za posredovanje pogodbe o prostovoljni službi v pomožni policiji.
Na podlagi informacij, ki ste jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo neobvezno mnenje IP v zvezi z vašim vprašanjem.
Delodajalec lahko osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
Med podatki o delavcih, ki se vodijo v okviru evidence o zaposlenih delavcih, so med drugim tudi podatek o tem, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ter ime, matična številka in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo.
Kandidatom za pomožne policiste in pomožnim policistom med usposabljanjem in med opravljanjem nalog policije pogodba o zaposlitvi ne preneha veljati in je delodajalec ne sme odpovedati ali spremeniti tako, da postavi delavca v manj ugoden položaj.
Kandidat za pomožnega policista oziroma pomožni policist najpozneje osem dni po podpisu pogodbe o prostovoljni službi v pomožni policiji o tem obvestiti svojega delodajalca.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.
IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:
a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.
IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPS-1) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.
Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju: ZEPDSV) v 13. členu določa vsebino evidence o zaposlenih delavcih. Med podatki o delavcih, ki se vodijo v okviru te evidence, so med drugim tudi podatek o tem, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ter ime, matična številka in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo. Delavec mora v skladu z drugim odstavkom 14. člena ZEPDSV delodajalcu prijaviti spremembe teh osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe.
Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.
Zakon o organiziranosti in delu v policiji (Uradni list RS, št. 15/13, 11/14, 86/15, 77/16, 77/17, 36/19, 66/19 – ZDZ, 200/20, 172/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22; v nadaljevanju: ZODPol) v 103. členu določa, da kandidatom za pomožne policiste in pomožnim policistom med usposabljanjem in med opravljanjem nalog policije pogodba o zaposlitvi ne preneha veljati in je delodajalec ne sme odpovedati ali spremeniti tako, da postavi delavca v manj ugoden položaj. Prav tako delodajalci kandidatov za pomožne policiste in pomožnih policistov zaradi usposabljanja oziroma opravljanja nalog policije ne smejo postaviti v manj ugoden položaj. V skladu s 106. členom ZODPol način popolnjevanja pomožne policije in izvajanja nalog, merila za izbor kandidatov, vrste in način usposabljanj, višino in pogoje za plačilo pripravljenosti ter plačila za opravljeno delo, nadomestila, povračila stroškov ter druge prejemke, odsotnost, pravice in dolžnosti pomožnih policistov in kandidatov za pomožne policiste predpiše vlada. Na tej podlagi je bila sprejeta Uredba o pomožni policiji (Uradni list RS, št. 70/22; v nadaljevanju: uredba). Ta v poglavju III vsebuje določbe, ki se nanašajo na pogodbo o osnovnem usposabljanju (8. člen) in pogodbo o prostovoljni službi v pomožni policiji (9. člen). V tretjem odstavku 9. člena določa tudi vsebino pogodbe o prostovoljni službi v pomožni policiji, in sicer ta vsebuje podatke o dnevu začetka prostovoljne službe v pomožni policiji, matični enoti, višini plačila za pripravljenost, plačila med usposabljanjem in plačila za izvajanje nalog policije ter drugih prejemkov in povračil stroškov, pogojih za opravljanje nalog policije v pomožni policiji, času trajanja pogodbe, razlogih za odpoved pogodbe, načinu izračuna višine in obveznosti povrnitve prejetega plačila za pripravljenost v zadnjih 12 mesecih pred prenehanjem pogodbe. V 11. členu uredbe je določeno, da kandidat za pomožnega policista oziroma pomožni policist najpozneje osem dni po podpisu pogodbe iz 8. in 9. člena te uredbe o tem obvesti svojega delodajalca.
IP ob upoštevanju zgoraj navedenih pravnih podlag povzema, da delodajalec osebne podatke delavca lahko obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.
Iz zgoraj navedenih določb po mnenju IP ne izhaja obveznost delavca, da delodajalcu posreduje pogodbo o prostovoljni službi v pomožni policiji, ga pa je zavezan o tem obvestiti v osmih dneh po podpisu pogodbe. V konkretnem primeru bi torej delodajalec po mnenju IP moral izkazati konkretno pravno podlago za posredovanje pogodbe o prostovoljni službi v pomožni policiji. IP ob tem dodaja, da je izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec). Delodajalec mora torej zagotoviti zakonitost obdelave osebnih podatkov o zaposlenih.
Pripravil:
Matej Sironič,
Svetovalec pooblaščenca
za varstvo osebnih podatkov