Na spletni strani informacijskega pooblaščenca je podanih kar nekaj pojasnil v zvezi upravljanjem osebnih podatkov zaposlenih. Med njimi je tudi pojasnilo glede posredovanja kadrovskih podatkov nekdanjim zaposlenim.
Informacijski pooblaščenec pojasnjuje tudi sledeče (tako je opredeljeno pri vseh mnenjih):
Na podlagi informacij, ki ste jih posredovali IP, v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujejo njihovo neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
Pojem osebni podatki pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, gensko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
IP pojasnjuje, da skladno z Mnenjem 4/2007 o pojmu osebnih podatkov Delovne skupine za varstvo osebnih podatkov iz člena 29[1] izraz »katera koli informacija« zahteva široko razlago pojma osebnega podatka. Z vidika narave informacij vključuje pojem osebnih podatkov vse vrste trditev o osebi. Zajema tako »objektivne« informacije, kot je prisotnost določene snovi v krvi neke osebe, ter tudi »subjektivne« informacije, mnenja ali ocene. Določena informacija se lahko šteje za osebni podatek, tudi če ni nujno resnična ali dokazana. S stališča vsebine informacij pa vključuje pojem osebnih podatkov podatke, ki prinašajo kakršne koli informacije. Izraz osebni podatki torej vključuje informacije, ki zadevajo posameznikovo zasebno in družinsko življenje, vendar tudi informacije o kakršni koli vrsti dejavnosti, ki jo opravlja posameznik, na primer o delovnih razmerjih ali o njegovem gospodarskem ali socialnem vedenju.
Glede na navedeno tudi kadrovski podatki, ki se nanašajo na delavca in so vsebovani npr. v plačilnih listah, spisku izobraževanj, zapisnikih letnih razgovorov, ocenah javnega uslužbenca in podobno, predstavljajo njegove osebne podatke.
Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki oziroma pravica dostopa do osebnih podatkov je zagotovljena vsakemu posamezniku v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije in v členu 15 Splošne uredbe. Postopkovna pravila pa so urejena v členu 11 in 12 Splošne uredbe. Skladno s temi določbami mora upravljavec posamezniku na njegovo zahtevo:
Upravljavec je po členu 15(3) Splošne uredbe dolžan zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo.
Vsak posameznik je torej upravičen do svojih lastnih osebnih podatkov, ki jih obdeluje upravljavec. Tako so tudi nekdanji zaposleni od nekdanjega delodajalca kot upravljavca upravičeni pridobiti osebne podatke, ki se nanašajo nanje in ki jih delodajalec še obdeluje. Zahtevo pa je možno zavrniti, če niso izpolnjeni osnovni pogoji za seznanitev (npr. ker ne gre za osebne podatke), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana ali če so v ustavi, mednarodnih aktih ali področnih zakonih določene posebne izjeme.
Upravljavec o zahtevi odloči s pisnim obvestilom. Rok za odločitev upravljavca je en mesec od prejema zahteve, ta rok pa se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Posredovanje zahtevanih osebnih podatkov in informacij se praviloma zagotovi brezplačno. Zoper molk upravljavca (tj. če posamezniku ne odgovori v enomesečnem roku) ali zoper zavrnilni odgovor upravljavca je dopustna pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.
Več o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki/ ter https://tiodlocas.si/. Prav tako je s področja te pravice na spletni strani IP že dostopnih več mnenj: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/.