Vprašanje:
Ali v družbi potrebujemo sistemizacijo delovnih mest?
Odgovor:
Sistemizacija delovnih mest je zapisana v aktu o sistemizaciji, tj. dokumentu, ki predstavlja temeljni splošni organizacijski akt delodajalca, ki ga je delodajalec skladno z Zakonom o delovnih razmerjih (v nadaljevanju: ZDR-1) dolžan sprejeti. Pri sprejemu je delodajalec dolžan upoštevati postopkovne določbe glede sprejema, določene v 10. členu ZDR-1. Gre za enostranski avtonomni akt, ki kot tak ne sme določati drugih obveznosti za delavca, kot so dogovorjene v pogodbi o zaposlitvi. Družba je tako skladno z ZDR-1 zavezana k sprejetju sistemizacije delovnih mest, izjema velja zgolj za manjše delodajalce, ki zaposlujejo deset ali manj delavcev, za katere obveznost sprejema sistemizacije delovnih mest ne velja.
Vprašanje:
Kateri predpis določa obveznost sprejetja akta o sistemizaciji delovnih mest?
Odgovor:
Čeprav obveznost sprejetja akta o sistemizaciji v ZDR-1 ni izrecno in neposredno določena ter ZDR-1 termina sistemizacije delovnih mest ne uporablja neposredno, je nesporno, da gre kljub temu za obvezen akt delodajalca. Navedeno utemeljuje določba drugega odstavka 22. člena ZDR-1, ki določa, da je delodajalec dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za posamezno vrsto dela. Ta določba je neločljivo povezana z 10. členom ZDR-1, ki ureja splošni akt delodajalca in obveznosti delodajalca, v zvezi s postopkom njegovega sprejema.
Posledica tega, da ZDR-1 ne uporablja termina »akt o sistemizaciji« torej nikakor ni v prostem odločanju o sprejetju sistemizacije delovnih mest, ampak zgolj v tem, da je lahko akt, ki določa sistemizacijo delovnih mest, poimenovan tudi drugače. V praksi se je kljub temu uveljavil termin »akt o sistemizaciji«, ki je vsebinsko povsem primeren, zaradi česar ni videti razlogov za uporabo drugega termina.
Vprašanje:
Kakšen je pomen sistemizacije delovnih mest?
Odgovor:
Pomen akta o sistemizaciji je seveda različen glede na organizacijo, nedvomno pa sistemizacija delovnih mest predstavlja temelj in podlago za učinkovito organizacijo delovnega procesa, pripomore k transparentnosti družbe in ponuja popoln pregled nad notranjo organizacijo družbe in nad temeljnimi kadrovskimi procesi, ki se jih v njej izvaja. Omogoča jasno delitev dela, ki temelji na oblikovanju jasnih pričakovanj in zahtev, ki so določene za vsako posamezno delovno mesto v družbi. Kot tak akt o sistemizaciji predstavlja temeljni kadrovski sistem, na podlagi katerega je omogočeno oblikovanje ostalih sistemov, tj. sistema plač, nagrajevanja, spremljanja delovne uspešnosti in podobno. V sistemizaciji delovnih mest je tako z opisi posameznih delovnih mest določena zahtevnost dela na posameznem delovnem mestu, dela in naloge, ki jih je dolžan opravljati zaposleni na določenem delovnem mestu, pogoje za opravljanje dela na delovnem mestu, s tem pa olajšuje razmejevanje odgovornosti in pristojnosti med posameznimi delovnimi mesti.
Dobro pripravljen akt o sistemizaciji omogoča učinkovito selekcijo kadrov, saj ustrezna opredelitev pogojev in zahtev, ki jih mora dosegati zaposleni na določenem delovnem mestu delodajalcu olajša izbor kadra, ki bo to delo opravljal karseda učinkovito. Posledično je glede ustrezne opredelitve pogojev in zahtev v aktu o sistemizaciji olajšano tudi načrtovanje usposabljanja, napredovanja, prerazporeditve in izgradnja kariere posameznega zaposlenega.
Posledice pomanjkljive sistemizacije delovnih mest se kažejo v neučinkoviti in nepravilni razdelitvi dela, katerega nadzor in vodenje je posledično oteženo, s tem pa je v končni fazi osiromašen tudi razvoj kadrov.
Delodajalec mora pogoje, ki so določeni v predpisih, kolektivnih pogodbah in v aktu o sistemizaciji, upoštevati tudi pri objavi prostega delovnega mesta oziroma vrste dela, ko zaposluje nove delavce, skladno s 25. členom ZDR-1, nato pa tudi pri postopku sklenitve pogodbe o zaposlitvi z izbranim kandidatom, ki se lahko začne šele, ko so predvidena dela, ki naj bi jih opravljal, določena v aktu o sistemizaciji. Tudi stališče sodne prakse je trdno glede tega, da delavec ne more skleniti delovnega razmerja in ne more biti razporejen na delovno mesto, ki ni sistemizirano v splošnem aktu delodajalca.
Vprašanje:
Pripravljamo novo sistemizacijo delovnih mest. Na kaj moramo biti pri pripravi pozorni, katere so obvezne sestavine sistemizacije delovnih mest?
Odgovor:
Pri opredeljevanju vsebine sistemizacije je treba razlikovati med tistimi sestavinami, ki so obvezne, in tistimi, ki so priporočljive oziroma koristne in presegajo minimum obveznih sestavin, ki jih lahko določimo upoštevajoč določbe ZDR-1. Sistemizacija delovnih mest mora tako vsebovati naslednje sestavine:
Naziv delovnega mesta oziroma vrste dela in kratek opis dela, ki ga mora delavec na določenem delovnem mestu opravljati, ni zgolj obvezna sestavina akta o sistemizaciji, ampak tudi obvezna sestavina pogodbe o zaposlitvi skladno s prvim odstavkom 31. člena ZDR-1, zaradi česar je treba v primeru spremembe teh dveh sestavin spremeniti tudi pogodbo o zaposlitvi delavca, zaposlenega na konkretnem delovnem mestu. Vsekakor pa je pri pripravi sistemizacije delovnih mest koristno upoštevati priporočila stroke in vanjo vključiti tudi dodatne sestavine, ki jih ZDR-1 sicer ne določa kot obvezne, upoštevaje namen, ki mu bo akt o sistemizaciji služil. Naziv delovnega mesta oziroma vrste dela tako opredelimo s podatki za njegovo identifikacijo, npr. z navedbo organizacijske enote, naziv in šifra delovnega mesta, tarifni in plačilni razred, v kratek opis delovnega mesta pa vključimo organizacijsko-tehnične podatke o delovnem mestu, ki jih sestavljajo opis delovnih nalog, namen delovnega mesta, delovni pogoji, odgovornost, sredstva in predmeti dela ter navedba posebnih obremenitev in varstva pri delu na določenem delovnem mestu. Pogoji za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu pa morajo vsebovati podatke o zahtevani vrsti in stopnji strokovne izobrazbe, o morebitnih zahtevanih dopolnilnih znanjih, delovnih izkušnjah, telesnih dejavnosti, ki jih zahteva delo na določenem delovnem mestu, in o osebnostnih značilnosti zaposlenega na tem delovnem mestu.
Pri pripravi sistemizacije je treba stremeti k temu, da v sistemizaciji predvidena delovna mesta odražajo dejansko stanje v družbi, da so jasno opredeljena in da se med sabo razlikujejo po kriteriju vsebine, zahtevnosti in odgovornosti dela na delovnem mestu, nikakor pa naj razlikovalni kriterij med delovnimi mesti, predvideni v sistemizaciji, ne bo višina plače, čeprav se s sistemizacijo delovnih mest delovna mesta razvrsti v tarifne in plačilne razrede.
Pri pripravi sistemizacije delovnih mest je nadalje potrebna pozornost pri določanju pogojev, ki se jih zahteva za opravljanje del na posameznem delovnem mestu oziroma vrsti dela, saj pri tem določanju delodajalec ni vselej popolnoma svoboden, temveč je zavezan k upoštevanju zakonov in drugih predpisov ter kolektivnih pogodb, ki ga zavezujejo. Posamezni specialni zakoni najpogosteje določajo posebne pogoje glede vrste izobrazbe in izkušenj, posebej za dela, katerih opravljanje zaradi njihove posebne narave ne more biti dopuščeno komur koli, ampak je zanje potrebno posebno znanje (npr. zdravniki).
Vprašanje:
Ali je delodajalcu po spremenjeni sistemizaciji delovnih mest dovoljeno posegati v sklenjene pogodbe o zaposlitvi z namenom uskladitve z novo sprejetim aktom o sistemizaciji?
Odgovor:
Sprejem sistemizacije delovnih mest nima neposrednega učinka na pravice delavcev, zato sprememba sistemizacije ne pomeni posega v njihove že pridobljene pravice. Delodajalec zgolj zaradi spremembe sistemizacije delovnih mest ne dobi pravice enostransko posegati v sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Četudi delodajalec določena delovna mesta s spremembo preimenuje, spremeni nekatere pogoje za njihovo opravljanje ali jih drugače ovrednoti, navedeno ne pomeni posega v pridobljene pravice delavca.
Že sklenjena pogodba o zaposlitvi delavca velja naprej, njene vsebine se s spremembo sistemizacije delovnih mest v družbi ne spremeni, saj delodajalec nima pravice enostransko posegati v že pridobljene pravice delavcev ali v že sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, ki se lahko spremeni le s soglasjem delavca ali z uporabo instituta odpovedi pogodbe o zaposlitvi s ponudbo nove, ki ga ureja 91. člen ZDR-1. Kadar se s spremembo sistemizacije delovnih mest določeno delovno mesto ukine, lahko pride do odpovedi pogodbe o zaposlitvi delavcev, zaposlenih na tem delovnem mestu, iz poslovnega razloga. Ob tem je delavcu možno ponuditi pogodbo o zaposlitvi za delo na drugem delovnem mestu.
Se pa pogosto ob sprejemu nove sistemizacije delodajalci odločijo, da bodo posodobili pogodbe o zaposlitvi. V tem primeru se vse pogodbe o zaposlitvi pripravi na novo in ponudi vsem delavcem v podpis. Gre torej za primer, ko se delavec in delodajalec dogovorita za podpis nove pogodbe o zaposlitvi.
Vprašanje:
Je treba pri pripravi sistemizacije delovnih mest upoštevati tudi kolektivne pogodbe?
Odgovor:
Delodajalec ima glede na potrebe delovnega procesa in glede na organizacijo dela z namenom racionalnejšega poslovanja in prilagoditve razmeram na trgu pravico po lastni presoji spreminjati poimenovanje delovnih mest, zahteve za zasedbo delovnih mest in pogoje za napredovanje s splošnim aktom. Navedene spremembe lahko privedejo tudi do spremenjenega vrednotenja delovnih mest oziroma do nižjih osnovnih plač, kjer pa je treba upoštevati višino osnovne plače, ki jo za posamezni tarifni razred določa bodisi kolektivna pogodba dejavnosti bodisi podjetniška kolektivna pogodba. Delodajalec s sistemizacijo delovnih mest namreč ne more določiti nižje osnovne plače za posamezen tarifni razred, kot so določene v kolektivni pogodbi. Glede na povedano mora delodajalec pri pripravi sistemizacije torej upoštevati določila kolektivne pogodbe dejavnosti in podjetniške kolektivne pogodbe v delu, ki se nanaša na sistemizacijo delovnih mest in vrednotenje teh, ter v delu, ko se kolektivna pogodba nanaša na druge pravice, obveznosti ali druga vprašanja, ki jih ima delodajalec namen urediti v aktu o sistemizaciji delovnih mest.
Vprašanje:
Kakšen je vpliv zavezanosti delodajalca s Kolektivno pogodbo za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije na pripravo sistemizacije delovnih mest?
Odgovor:
Kolektivna pogodba za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije v svojem 5. členu definira pojem »sistemizacije delovnih mest« in določa, da je sistemizacija delovnih mest splošni akt delodajalca, ki določa delovna mesta ter vsebuje podroben opis dela in pogojev za opravljanje dela posameznega delovnega mesta.
Iz navedene definicije izhajajo obvezne sestavine sistemizacije delovnih mest, ki pa se ne razlikujejo od tistih, ki jih zahteva že ZDR-1. Obvezne sestavine so tako:
Predmetna kolektivna pogodba nadalje v 7. členu določa, da se delovna mesta skladno s klasifikacijskim sistemom izobraževanja in usposabljanja KLASIUS razvršča v osem tarifnih razredov, glede na zahtevano stopnjo oziroma raven izobrazbe, ki je določena v aktu o sistemizaciji delovnih mest. Za delodajalca torej iz navedenega člena izhaja obveznost, da pri pripravi sistemizacije delovnih mest upošteva razvrstitev tarifnih razredov na način, določen v tem členu.
Nadalje Kolektivna pogodba za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije v 11. členu, ki ureja poskusno delo, določa še možnost, da delodajalec v aktu o sistemizaciji predvidi čas trajanja poskusnega dela za posamezno delovno mesto, pri čemer v drugem odstavku istega člena določa najdaljši čas trajanja poskusnega dela za posamezna delovna mesta, glede na razvrstitev po tarifnih razredih. Tudi 11. člen Kolektivne pogodbe za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije torej za delodajalca, ki ga zavezuje, vsebuje določbe, ki jih je ta dolžan upoštevati pri pripravi sistemizacije delovnih mest v družbi.
Obveznosti za delodajalca, zavezanega s predmetno kolektivno pogodbo, pa izhajajo tudi iz Aneksa številka 1 h Kolektivni pogodbi za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije (Uradni list RS, št. 8/18) in Tarifne priloge, ki v 1. členu določa najnižje osnovne plače po tarifnih razredih od 1. 1. 2018 dalje in ki zavezujejo delodajalca.
Sicer za delodajalca, ki ga zavezuje Kolektivna pogodba za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije, veljajo vsa pravila o sistemizaciji delovnih mest, ki so bila že opisana zgoraj.