Kot smo že uvodoma povedali, so delovna mesta in posebej opisi delovnih mest v veliki meri odvisni od dejavnosti podjetja oziroma organizacije, ki ta delovna mesta potrebuje in določa.
Tako se delovna mesta, imenujmo jih »univerzalna« delovna mesta, kot so na primer: »tajnica«, »računovodja«, itn., oziroma opisi del in nalog za ta delovna mesta, skorajda ne razlikujejo od podjetja do podjetja, ne glede na to, v katero dejavnost posamezno podjetje uvrstimo. Delovno mesto tajnice obsega določena dela in naloge ter ima določene zahteve delovnega mesta, ki so iste ne glede na to, v kateri dejavnosti opravlja tajnica svoje delo.
Popolnoma drugačna situacija je z delovnim mestom, kot je na primer »devizni trgovec«, ki je delovno mesto tipično za finančno posredništvo ali bančništvo. Takšno delovno mesto, in skladno s tem tudi opis del in nalog, lahko najdemo samo v dejavnosti, ki se ukvarja s finančnim posredništvom, zato ga za potrebe našega priročnika lahko imenujemo »specifično« delovno mesto.
Nekatera delovna mesta imajo isti naziv ter podobne opise dela in nalog, vendar je pri natančnem pregledu opisa delovnega mesta (vključno z zahtevami delovnega mesta, potrebnimi znanji in sposobnostmi) razvidno, da se zahteve delovnega mesta (npr. potrebna znanja) razlikujejo, odvisno od dejavnosti, v kateri se delo opravlja. Dober primer za to je delovno mesto »komercialist«, ki v bančništvu zahteva določena znanja, ki v dejavnosti »trgovina« niso potrebna in obratno. Takšna delovna mesta, imenujmo jih »splošna« delovna mesta, so lahko po imenu delovnega mesta ter nekaterih zahtevah delovnega mesta precej podobna in zastopana v različnih dejavnostih, vendar je pri natančnem pregledu opisa delovnega mesta razvidno, da je treba opis delovnega mesta uskladiti z dejavnostjo, v kateri se to delo opravlja. Podajanje preveč splošnih opisov ne zadostuje za konkreten opis delovnega mesta, katerega delo je povezano z določeno dejavnostjo podjetja.
Zato je dobro pri iskanju opisov dela in nalog za določeno delovno mesto najprej poiskati ustrezno dejavnost, v kateri se delo opravlja, in šele potem pregledati natančen opis delovnega mesta (vključno z zahtevanimi znanji, sposobnostmi in usposobljenostmi).
Določanje delovnih mest
Delovno mesto je osnovna enota organizacijske strukture. Je odraz dogovorjene delitve dela, kar pomeni, da vsa delovna mesta v podjetju dosežejo namen organizacije kot celote ter ustrezno zaposlitev posameznih delavcev.
Za dela delovnega mesta bi lahko rekli, da so elementi delovnega procesa oziroma aktivnosti, pri katerih delavec uporablja svoje telesne in umske sposobnosti, spretnosti in znanja, metode dela in delovna sredstva, ki so opredeljena z opisom delovnega mesta.
Dela delovnega mesta so konkretizirana delovna obveznost delavca, ki zaseda delovno mesto in ki jih je ta dolžan izvajati.
Delovno mesto združuje dela, ki so praviloma sorodna in za katerih opravljanje se lahko delavec izobražuje po rednem programu izobraževanja za poklic, ali pa si poleg rednega izobraževanja potrebno znanje pridobi z delovnimi izkušnjami in dopolnilnim izobraževanjem.
Delovna mesta morajo biti določena tako, da vključujejo tista opravila, ki po vrsti, sorodnosti in naravi dela terjajo enako stopnjo strokovne usposobljenosti za določeno vrsto poklica, znanja in zmožnosti.
Če se dejavnost, strategija ali struktura podjetja spremenijo, se lahko spremenijo tudi delovna mesta. To pomeni, da se včasih pojavi potreba po novih delovnih mestih (in ustreznih opisih del novih delovnih mest) oziroma po ugašanju nekaterih delovnih mest.
Pri določanju in oblikovanju posameznih delovnih mest se upoštevajo naslednja načela:
združi se takšen obseg vsebinsko zaokroženih nalog, ki zagotavljajo najbolj smotrno izrabo delovnega časa in delovnih sredstev,
združijo se sorodna dela, ki omogočijo kar najboljšo izrabo znanja, sposobnosti, veščin, izobrazbe, usposobljenosti in drugo.
Dejavnost organizacije je pri določanju delovnih mest vsekakor pomemben dejavnik zaradi specifičnosti nekaterih nalog, ki so tipične za določeno dejavnost oziroma zaradi posebnih zahtev za določena delovna mesta (na primer potrebna znanja, sposobnosti in podobno). Zato pri popisovanju in opisovanju delovnih mest v neki organizaciji najprej pomislimo na specifičnost del in nalog, ki se v tej organizaciji in dejavnosti izvajajo in temu ustrezno priredimo tudi popis in opis delovnih mest.
Pri tem moramo razlikovati delovna mesta, ki smo jih imenovali »specifična« delovna mesta, ker izhajajo iz naše dejavnosti, ter »univerzalna« in »splošna« delovna mesta, ki so lahko zastopana v različnih dejavnostih.
Naj še enkrat ponovimo, da moramo biti posebej pozorni na vpliv dejavnosti na določanje delovnih mest v naslednjih primerih:
pri določanju »specifičnih« delovnih mest, se pravi delovnih mest, ki so tipična za našo dejavnost – takrat moramo pazljivo določiti obseg zaokroženih nalog, ki zagotavljajo najsmotrnejšo izrabo časa in delovnih sredstev – pri tem se ne moremo sklicevati na podobna delovna mesta v kateri drugi dejavnosti, temveč moramo popisati in opisati prav našo konkretno poslovno prakso,
pri popisu in opisu delovnih mest, ki so lahko zastopana v različnih dejavnostih, imenovali smo jih »splošna« delovna mesta – takrat moramo pazljivo opisati delovno mesto (vključno z zahtevami po določenih znanjih in sposobnostih) ter opis delovnega mesta uskladiti z našo dejavnostjo, če je to potrebno (in ne, samo na podlagi istega naziva delovnega mesta, slepo slediti nekemu vzorcu, ki je mogoče uporaben v drugi dejavnosti).
Opredelitev delovnega mesta
Delovno mesto se opredeli z imenom (nazivom) in predstavlja skupek del, ki jih lahko opravlja delavec pod pogoji, ki jih določa sistemizacija in za katero delavec sklene pogodbo o zaposlitvi oziroma je nanj lahko razporejen med trajanjem zaposlitve.
Delovna mesta se opredelijo tako z vidika zahtevanih pogojev (pogoji za zasedbo delovnega mesta), ki jih je treba izpolnjevati za zasedbo določenih delovnih mest, z vidika organizacije dela, kakot tudi z navedbo tistih opravil, ki jih delavec opravlja (opis dela in nalog), v določenih primerih tudi z navedbo odgovornosti in pristojnosti, pooblastil in določitvijo nadrejenega delavca na določenem delovnem mestu.
Delovna mesta, tipična za določene dejavnosti
Pri določanju delovnih mest, ki so tipična za našo dejavnost, in so zato »specifična«, moramo upoštevati zahteve delovnega mesta glede na našo dejavnost in procese, ki potekajo v naši dejavnosti, ter v eno delovno mesto združiti takšen obseg vsebinsko zaokroženih nalog, ki zagotavljajo najsmotrnejšo izrabo delovnega časa in delovnih sredstev.
Večinoma so to tipična delovna mesta za določene dejavnosti, kot so na primer »natakar« v gostinstvu, »ribič« v ribištvu in podobno.
Pri podajanju opisov dela in nalog se sklicujemo na našo temeljno dejavnost in zahteve, ki izhajajo iz naših delovnih procesov; pri zahtevah delovnega mesta se sklicujemo na potrebna znanja in sposobnosti, ki so potrebna za uspešno opravljanje del in nalog, vse v skladu z našimi poslovnimi procesi in z zahtevami naše dejavnosti.
Delovna mesta, ki so lahko zastopana v različnih dejavnostih
Kot smo že predhodno povedali, se nekatera delovna mesta pojavljajo v različnih dejavnostih. Pri tem je treba razlikovati:
»univerzalna« delovna mesta, katerih naziv in opis ostajata skoraj nespremenjena, ne glede na vrsto dejavnosti, v katerih se to delo opravlja. Nazivi in opisi »univerzalnih« delovnih mest so večinoma isti ter ustrezajo za določanje in opis delovnega mesta v katerikoli dejavnosti. Tipični primeri »univerzalnih« delovnih mest so, poleg tajnice ali računovodje, tudi delovna mesta v finančnem in računovodskem oddelku, kadrovskem oddelku, delovna mesta uprave oziroma vodstva podjetja, delovna mesta prodaje, marketinga, službe informacijske tehnologije (oddelek informatike) in podobno. Torej večino delovnih mest, ki so v organizacijah zastopana v podpornih službah, lahko uvrščamo v tako imenovana »univerzalna« delovna mesta.
»splošna« delovna mesta, katerih naziv in opis delovnega mesta sta lahko ista ali podobna v različnih dejavnostih, vendar je treba nekatere dele opisa delovnega mesta uskladiti z dejavnostjo, v kateri se delo izvaja. Naziv delovnega mesta (na primer »komercialist«, »tehnolog« in podobno) in nekatere splošne zahteve (na primer stopnja in smer izobrazbe) so lahko iste, vendar se lahko zahteve delovnega mesta ali opis del razlikujejo, odvisno od dejavnosti v kateri se delo opravlja. Podajanje preveč splošnih opisov ne zadostuje za konkreten opis delovnega mesta, katerega delo je povezano z določeno dejavnostjo podjetja, zato je opis delovnega mesta treba uskladiti z zahtevami dejavnosti.
Opis delovnega mesta
Z opisom delovnega mesta se določijo:
stopnja in smer strokovne izobrazbe,
potrebna znanja, sposobnosti ter drugi pogoji, ki jih mora izpolnjevati kandidat za zasedbo delovnega mesta,
opis dela in nalog, ki jih mora opravljati delavec na delovnem mestu,
vrsta in obseg odgovornosti delavca, ki zaseda delovno mesto.
Namen podajanja opisa delovnega mesta je določitev prispevek, ki ga podjetje zahteva od zaposlenega na določenem delovnem mestu. To je osnovno vodilo delavcu na tem delovnem mestu in njegovem nadrejenem za razumevanje tega, kar se od njega na določenem delovnem mestu zahteva, kar mora doseči in katera merila bodo uporabljena za ocenjevanje uspešnosti.
Opis delovnega mesta je ena od najpomembnejših sestavin vsake pogodbe o zaposlitvi, zato je pri podajanju opisa treba zelo pazljivo preveriti, ali so delovna mesta oziroma podatki o vrsti dela s kratkim opisom dela, ki ga delavec po pogodbi mora opravljati, opredeljeni tako, da je opredelitev natančna, hkrati pa dovolj fleksibilna, da omogoča optimalno zaposlenost delavca.
Opis delovnega mesta je potreben pogoj in pomoč pri vrsti kadrovskih procesov, kot so na primer:
kadrovanje,
zaposlovanje,
usposabljanje in razvoj kadrov,
vrednotenje delovnih mest,
organizacijski pregled,
poslovodenje, ki zagotavlja optimalne poslovne učinke.
Iz vsega zgoraj omenjenega je razvidno, da morajo biti podjetja posebej pazljiva pri podajanju opisov delovnih mest, ker se s tem določa vrsta in obseg prispevka, ki ga ima to delovno mesto za podjetje. Zato je treba še posebej preučiti vpliv in zahteve dejavnosti, v kateri se delovno mesto oziroma njegova dela in naloge izvajajo, ter opis delovnega mesta uskladiti z zahtevami in specifikami dejavnosti.
Pri tako imenovanih »univerzalnih« delovnih mestih (na primer »tajnica«, »računovodja«, itn.) je vpliv dejavnosti na naziv in opis delovnega mesta dokaj majhen in so opisi delovnih mest enaki, ne glede na to, v kateri dejavnosti je zastopano delovno mesto.
Pri »splošnih« delovnih mestih (na primer »komercialist«) je vpliv dejavnosti na naziv in opis delovnega mesta lahko večji in je zato treba skrbno preučiti specifike dejavnosti, ki se odražajo na opisu ali zahtevah delovnega mesta.
Pri »specifičnih« delovnih mestih (na primer »borzni posrednik«, »natakar« in podobno) dejavnost v celoti vpliva na določanje, naziv in opis delovnega mesta, zato je pri podajanju opisa delovnega mesta treba popisati in opisati konkretne situacije in zahteve, ki izhajajo iz opravljanja dejavnosti.