Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je objavilo predlog Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju Predlog novele), predvideva kar nekaj novih obveznosti za delodajalce. Razlog za predlagane spremembe so predvsem ugotovitve Inšpektorata za delo, glede težav, ki so jih v praksi zaznali pri izvajanju zakona in inšpekcijskega nadzora. Največ teh je bilo namreč ugotovljeno ravno na področju evidence o izrabi delovnega časa.
S predlaganimi spremembami se želi doseči predvsem jasnejšo določitev razmerij, za katere je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa, zagotovitev učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb o delovnem času in zagotoviti delavcem možnost, da se seznanijo s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
Spremembe in dopolnitve se nanašajo predvsem na (i) opredelitev pojma delavca, (ii) razjasnitev dileme glede roka za prijavo delavca v socialno zavarovanje, (iii) nabor podatkov, ki jih je treba vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa, (iv) način vodenja evidence o izrabi delovnega časa, da bo zagotovljena verodostojnost te evidence, (v) obveznost hrambe evidence o izrabi delovnega časa, (vi) določitev glob, določitev sankcije za odgovorno osebo v primeru kršitve opustitve vodenja, hrambe ali posodabljanja evidenc ter pooblastilo za izrekanje glob v razponu.
Sedaj veljavni Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljnjem besedilu: ZEPDSV) v deveti alineji prvega odstavka 2. člena določa, da se kot delavec v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja. S sprejetjem predlagane novele bi k citiranemu členu za besedo dejavnost dodali še besedilo »pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca«.
Inšpektorat za delo je v praksi ugotavljal, da so se delodajalci lovili glede roka za prijavo delavca v socialno zavarovanje, saj 45. člen Zakona o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Uradni list RS, št. 111/13 in 97/14) določa, da mora biti prijava za delavca v delovnem razmerju vložena z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najkasneje pred začetkom opravljanja dela, saj namreč 15. člen sedaj veljavnega ZEPDSV za posredovanje podatkov Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: ZZZS) določa rok 8 dni. Zaradi te nejasnosti predlagana sprememba določa, da se v 15. členu ZEPDSV črta rok, v katerem mora delodajalec ZZZS posredovati podatke o zaposlenih delavcih.
Predlagana novela zakona spreminja tudi obveznost delodajalcev glede podatkov, ki jih morajo vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa. Sedaj veljaven zakon zahteva le podatek o številu opravljenih ur, ne pa tudi podatka o začetku in koncu dnevnega delovnega časa. Iz evidenc, po sedaj veljavni zakonski zahtevi, ni razvidno, ali gre za delo v manj ugodnem delovnem času oziroma ali je delo opravljeno v neenakomerno razporejenem ali prerazporejen delovnem času. Predlog novele zakona predvideva, da se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisuje tudi podatek o času prihoda delavca na delo in tudi odhoda z dela, podatki o izrabi in obsegu odmora med samim delovnim časom, o opravljenih urah v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa, opravljenih urah v neenakomerno razporejenem delovnem času in začasno prerazporejenem delovnem času ter seštevek ur za daljše obdobje.
Trenutna ureditev delodajalcem pušča povsem proste roke glede načina vodenja evidenc. Predlagana je sprememba, ki bi delodajalcem naložila obveznost, da evidenco vodijo v elektronski obliki, s tem da se ta obveznost začne uporabljati po vzpostavitvi informacijske podpore za elektronsko vodenje. Na podlagi Predloga se morajo beležiti tudi vsi posegi v evidenco na način, da naknadna sprememba podatka vsebuje tudi razlog za spremembo in čas vpisa te naknadne spremembe. Predlagana je tudi obveznost delodajalca, da delavcu zagotavljanja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa in obveznost seznanitve delavca s podatki iz evidence. Predlagana novela hkrati delodajalcem nalaga tudi obveznost, da na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela hranijo evidenco o izrabi delovnega časa ter vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se vpisuje podatke v evidenco.
Veljavna ureditev ne določa sankcij za odgovorno osebo, s čimer nastanejo težave pri sankcioniranju pravnih oseb. Predlog novele zakona sedaj predvideva sankcijo za odgovorno osebo v primeru kršitve opustitve vodenja, hrambe ali posodabljanja evidenc, ki jih mora voditi delodajalec.
Če bo predlog novele sprejet, se bodo dolžnosti delodajalcev na podlagi ZEPDSV pomembno spremenile, predvsem na področju vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Kot pojasnjeno gre v trenutno zgolj za predlog novele, zato je mogoče pričakovati, da se bo do samega sprejetja novele njeno besedilo še spremenilo.