Najpogostejša vprašanja o letnih pogovorih …

Zakaj letni pogovor?

Raziskave organizacijske kulture in zadovoljstva zaposlenih kažejo, da zaposleni želimo dejavno prispevati k spremembam v podjetju, da odnose med seboj in z nadrejenimi dojemamo kot pomembne in da želimo več povratnih informacij o svojem delu.

Med pomembne kompetence vodij v moderni organizacijski kulturi sodi tudi spodbujanje različnih mnenj in vključevanje zaposlenih v procese odločanja. Vseh teh procesov pa ni moč zagotoviti, če med vodjem in zaposlenim ni odnosa in zaupanja. In vsaka komunikacija še ni odnos!

Letni pogovor odpira možnosti za poglobljeno komunikacijo med vodjo in zaposlenim, med namene letnega pogovora sodijo tudi:

• načrtovanje in uresničevanje delovnih ter razvojnih ciljev zaposlenih skladno s cilji podjetja;

Zaposleni tako dobijo možnost izraziti svoja mnenja, ideje, težave, nejasnosti, vodje pa svoje zaposlene bolje spoznajo, razumejo in uspešneje vodijo.

So letni pogovori v vseh podjetjih in organizacijah enaki?

Letni pogovori imajo lahko različne namene. Vsako podjetje ali organizacija mora sama zase poiskati najpomembnejši namen in letne pogovore prilagoditi temu. Prav tako je letne pogovore smiselno prilagoditi obstoječi organizacijski kulturi: v podjetju kjer vladajo zelo sproščeni in neformalni odnosi bo letni pogovor potekal drugače kot v organizaciji s strogo hierarhijo in formalnimi odnosi.

Ali niso letni razvojni pogovori le izguba časa?

Kljub kroničnemu pomanjkanju časa v vsakodnevni rutini je čas, ki si ga vodja vzame za izvedbo dobro pripravljenega letnega razvojnega pogovora, dobra naložba v razvoj zaposlenih in s tem dolgoročnih učinkov. Izdelava načrta usposabljanja in izobraževanja bo glede na postavljeno zahtevano stopnjo razvitosti kompetenc enostavna, precej natančno pa bomo prihodnje leto ocenili tudi napredek zaposlenih. Izobraževanje v podjetju bo tako dejansko usmerjeno v želeno smer razvoja, lahko bomo merili učinke izobraževanj in usposabljanj in vodjem prihranili marsikateri glavobol.

Kdo izvaja letni pogovor?

Letni razgovor izvede neposredno nadrejeni skladno z organizacijsko shemo. V pripravah na letni pogovor dejavno sodelujejo vsi zaposleni s pripravo pregleda svojih ključnih dosežkov v preteklem letu, delovnega načrta za prihodnje leto ter lastnih interesnih področji. Smiselno je uvesti tudi sistem povratnih informacij: povratne informacije o delu podajo tudi 3-4 ožji sodelavci in/ali sodelavci iz timov, v katerih sodelujejo zaposleni.

Mora biti vodja usposobljen za izvedbo letnih razvojnih pogovorov?

Primerno usposobljeni in pripravljeni vodje si z rednimi in učinkovitimi letnimi pogovori krepijo avtoriteto in social no moč, motivirajo sodelavce in jih razvijajo. Če vodja ni ustrezno usposobljen, ga izvedba pogovorov lahko skrbi ali ga je celo strah. Vodjo skrbi, kako bo zadevo speljal in tudi to, kako bodo sodelavci sprejeli povratne informacije. Zlasti, če te niso le najboljše. Če želimo, da bo povratna informacija učinkovita in motivirajoča, je zelo pomembno, na kakšen način jo podamo. S slabo izvedenimi letnimi pogovori vodja lahko celo izgublja avtoriteto, namesto da bi jo gradil.

Kaj želimo z letnimi pogovori doseči?

Letni pogovor je po eni strani priznanje sodelavcem, potrditev, da jih cenimo in spoštujemo. Hkrati omogoča razčiščenje morebitnih nejasnosti, povezanih z njihovim delom, odnosom in/ali vlogo v organizaciji. Če npr. sodelavki med letom nismo utegnili povedati, da nam je všeč njen način dela s stranko, da pa nas moti, da pušča nepomito skodelico, je povratna informacija pravi prostor za to. Prav tako je letni pogovor priložnost, da vodja zaposlenim jasno pove, kaj je tisto, kar delajo dobro in kje so področja, na katerih so izzivi in priložnosti za nadaljnji razvoj. Prav tako zaposleni lahko svojemu vodji pove, kaj ga pri njegovem delu moti, pa tega doslej ni želel izpostaviti pred ostalimi sodelavci.

Izdela se tudi osebni razvojni načrt, kjer skupaj z vodjo začrtamo področja, kjer se želimo izobraževati in izpopolnjevati. Seveda svoje želje uskladimo z možnostmi in potrebami.

Se z letnim pogovorom za eno leto aktivnosti končajo?

Vodja po letnem pogovoru aktivno spremlja uresničevanje zapisanih ciljev, sklepov idr. dogovorov ter podaja sodelavcu sprotno povratno informacijo (kritiko in pohvalo). Po potrebi in/ali na pobudo enega ali obeh udeležencev lahko vodja in sodelavec opravita dodatne pogovore. V proces lahko vključita druge sodelavce ali strokovne službe, če je to potrebno. Če je sodelavec predlagal izboljšave, spremembe delovnih procesov ali aktivnosti, ga je vodja dolžan obveščati, kako se njegovi predlogi uresničujejo. Sodelavcem naj vodja nudi vso potrebno pomoč in podporo za uresničevanje zastavljenih ciljev.

Se moram na letni pogovor pripraviti?

Tako vodja kot zaposleni se na letni pogovor temeljito pripravita. Pregledata opravljeno delo in izobraževanje ter področja, ki so pomembna za nadaljnje delo, zastavljene in izvedene cilje ter druga področja, ki jih pokriva letni razvojni pogovor v vaši organizaciji.

Zakaj se nekateri vodje izogibajo pogovorom?

Veliko je razlogov, da se nekateri vodje rednih letnih pogovorov sploh ne lotijo ali pa se pogovorijo samo z nekaterimi sodelavci. Vodja na primer meni, da je redni letni pogovor nepotreben, ker se s sodelavci sproti pogovori o tekočih stvareh. Drugemu se zdi škoda časa, ker je zelo zaseden z nalogami, ki se mu zdijo pomembnejše. Največkrat pa se vodje pogovora ustrašijo. Bojijo se, da bi bili lahko v pogovoru nerodni, da bi se morali pogovarjati o nepriljubljenih temah, ali se soočiti s sodelavci, za katere pričakujejo, da bodo neprijetni. Zoprno jim je, če pomislijo, da bi morali poslušati očitke na račun svojih pomanjkljivosti pri vodenju. Vznemirja jih tudi misel na vprašanja, na katera ne bi vedeli odgovora in bi bila zaradi tega ogrožena njihova avtoriteta. Odpor čuti tudi tisti vodja, ki bi moral opraviti pogovor s sodelavcem, s katerim nista razčistila starih sporov in zamer. Najtežje pa je seveda tistim, ki so tudi sicer zadržani, bolj redkobesedni, vase zaprti, tihi in previdni v odnosih.

Če sodelavec zavrne sodelovanje pri letnem pogovoru, ga sme vodja motivirati ali brez ugovora spoštujemo njegovo odločitev?

Seveda se s sodelavcem v vsakem primeru pogovorimo, da vidimo, zakaj se letnega pogovora ne želi udeležiti. V primeru, da gre za spor med vodjem in sodelavcem, je smiselno razmisliti o vključitvi kadrovske službe. Je pa to nedvomno opozorilo, da je med vodjo in sodelavcem nekaj narobe in da tudi delo ne teče nemoteno.

Včasih je razlog za zavrnitev pogovora bojazen, da bo vodja na pogovoru zašel na področja, ki niso tema letnih pogovorov, na primer zasebno življenje. Razlogov je lahko veliko in pomembno je, da jih odkrijemo. Ni pa smiselno sodelavca “prisiliti” v izvedbo pogovora. Ponekod se dobro obnese praksa, da se v primeru zavrnitve udeležbe na letnem pogovoru sodelavec pogovori s strokovno usposobljeno osebo (navadno kadrovska služba), ki ni nadrejena. Odvisno od razlogov lahko potem ukrepamo. Pogovor je smiseln tudi z vodjo, da ugotovimo, kaj je ozadje zavrnitve.

Je smiselno, da sodelavcu skupaj z vabilom na letni razvojni pogovor posredujemo tudi obrazec, na podlagi katerega se lažje pripravi na pogovor?

Seveda. Sploh, kadar gre za nove teme ali prvo izvedbo letnih pogovorov. Smiselno je tudi, da pred izvedbo pogovorov na sestanku vodja predstavi namen izvedbe, kako bodo pogovori potekali, katere teme in vsebine se bodo obravnavale. Če je potrebno, se pogovor opravi tudi individualno, zlasti s sodelavci, ki so morda zadržani, izražajo pomisleke ali strahove.

Je smiselno sodelavcem pred izvedbo posredovati vprašalnik za samoanalizo, samo-oceno?

V nekaterih organizacijah je samo-ocena zelo dobro sprejeta praksa. Če se sodelavec pred izvedbo pogovora oceni tudi sam, to vodji omogoča vpogled v morebitne razkorake med njegovo in sodelavčevo oceno. V primeru, da se sodelavec ocenjuje precej bolje ali precej slabše, kot ga ocenjuje vodja, se vodja lahko ustrezno pripravi na pogovor.

Je pa to stvar organizacijske kulture, saj je v nekaterih organizacijah samo-ocena velika tabu tema.

Kdo vse naj bo prisoten na letnem razvojnem pogovoru?

Letni razvojni pogovor je izključno pogovor med sodelavcem in njemu neposredno nadrejenim vodjem. V nekaterih organizacijah v primeru, ko gre za že znane zaplete med sodelavcem in vodjo, pogovoru prisostvuje tudi tretja, nevtralna oseba (navadno iz kadrovske službe). So pa to resnično izjemni primeri, v katerih je smiselno razmisliti o drugih ukrepih, saj je očitno odnos in s tem zaupanje med sodelavcem in vodjo hudo načeto.

Kako se vodja pripravi na letni pogovor s sodelavcem?

Predvsem naj se vodja posvetiti pregledu:

• ali opis delovnega mesta še ustreza realnosti?
• opravljenega izobraževanja in usposabljanja, pregledati učinke izobraževanja in ali je le-to doseglo namen, zaradi katerega smo sodelavca napotili na usposabljanje oz. izobraževanje.
• pomembni dogodki v preteklem obdobju. Smiselno je, da si vodja sproti beleži vse izstopajoče dogodke. vsekakor na pozitivne odreagira z ustrezno pohvalo in na negativne s kritiko, v letnem pogovoru pa vodja pregleda vse izjemne dogodke.
• projektov, ki jih je sodelavec izvajal ali v njih sodeloval.
• izraženih kompetenc, če v vaši organizaciji uporabljate kompetenčni model.
• obstoječih potencialov sodelavca in njihovi izkoriščenosti.
• zapisa prejšnjega letnega pogovora, če je bil opravljen.

Kdo naj zapisuje pogovor?

Dogovori letnega razvojnega pogovora morajo biti vsekakor zapisani. Ponekod velja praksa, da se letni pogovor odvija za računalnikom, pri čemer vodja in sodelavec skupaj vpisujeta odgovore v obrazec. To ni letni pogovor. Letni pogovor je pogovor med vodjem in sodelavcem, pri čemer ključne dogovore zapišeta. Seveda pogovor lahko usmerja obrazec, pripomoček, ki pomaga, da ima pogovor rdečo nit. Najprimernejša praksa je, da se po pogovoru o določeni temu (vprašanju) dogovorita, kaj od tega bosta zapisala. Kdo zapisuje je stvar dogovora, vsekakor pa naj to ne bo tretja oseba. Zapisano na koncu pogovora vodja in sodelavec pregledata in s podpisom potrdita strinjanje z zapisanim.

V kakšnem vrstnem redu naj izvedem letne pogovore s sodelavci?

Vrstni red ni tako pomemben, je pa priporočljivo, da si pogovore razdelite glede na to, kako težki bodo. Ni priporočljivo, da si najtežje pogovore, torej tiste, kjer pričakujete večji razkorak med samo-oceno sodelavca in vašo oceno ali pa je odnos zapleten, težaven. Tudi ni smiselno, da si na dan razporedite preveč pogovorov.

Vodje poročajo, da se najbolje obnese, da na dan opravite enega do največ treh pogovorov. Začnite z “lažjimi” pogovori - s sodelavci, s katerimi se sicer dokaj dobro razumete in ni prevelikih razhajanj v oceni. Nadaljujete lahko s “težjimi”, priporočamo pa, da opravite največ en težaven pogovor na dan.

Ali ne bo sodelavcev motilo to, da si med pogovorom zapisujem odgovore oziroma dogovore?

Najbolje je, da na začetku pogovora sodelavcu poveste, da si boste ključne dogovore in pomembnejše stvari zapisali, da se boste nanje tekom leta spomnili. In da bosta dogovore na koncu skupaj pregledala in po potrebi dopolnila.